Annual Product Review

Industri farmasi merupakan suatu industri yang kompleks terlihat dari banyaknya persyaratan yang harus dipenuhi, dimulai dari pendirian, perizinan, proses produksi, pendistribusian, hingga akhirnya penyerahan produk (obat) ke pasien. Namun, ketika produk dilepas ke pasaran, tidak lantas tugas dari industri farmasi selesai, diperlukan pengkajian mutu produk agar nilai (efficacy, quality, and safety) suatu obat terjamin dan digunakan sesuai fungsinya untuk meningkatkan derajat kesehatan. Sehingga, diperlukan suatu pedoman yang mengatur setiap industri farmasi agar menghasilkan produk obat yang baik dan upaya yang perlu dilakukan untuk menjaga kualitas produknya tetap pada spesifikasi yang telah ditentukan. Pedoman tersebut diantaranya adalah CPOB (Cara Pembuatan Obat Baik), cGMP (current Good Manufacturing Product), PICS (Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme), dll.

Dalam CPOB 2006, upaya untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkan dituangkan dalam “Pengawasan Mutu”. Dalam literatur tersebut dinyatakan bahwa pengkajian mutu produk (Product Quality Review) harus dilakukan oleh industri farmasi terhadap semua obat yang terdaftar, termasuk produk ekspor. Pengkajian mutu produk ini dilakukan secara berkala yaitu tiap tahun, lebih dikenal dengan istilah APR (Annual Product Review) dan perlu didokumentasikan, dengan mempertimbangkan hasil kajian ulang sebelumnya.

APR (Annual Product Review) adalah laporan terstruktur dan menyeluruh berisi semua data mengenai proses produksi, sistem analitis, stabilitas, pengaduan, perubahan, sistem deviasi, recall dan data pelanggan yang dikaitkan dengan produk farmasi untuk memantau kualitas dari produk tersebut dan meningkatkan kualitasnya, apabila diperlukan.

Pengkajian produk tahunan ini merupakan salah satu metode evaluasi kualitas produk secara keseluruhan berupa data pengendalian mutu sediaan yang diproduksi selama 1 tahun. Analisis data ini menghasilkan indikasi mengenai status validasi proses manufacturing produk. Di satu sisi Annual Product Review berfungsi sebagai “validasi berkelanjutan” dan di sisi lain, data dan hasil yang diperoleh merupakan pra-syarat penting untuk perbaikan produk dalam menjaga kestabilannya untuk keseluruhan bets. Pada prinsipnya, standar kualitas produk harus di evaluasi minimal 1 tahun sekali berdasarkan spesifikasi yang ada.

Pihak yang bertanggung jawab dalam persiapan, koordinasi dan pelaksanaan APR adalah Departemen QA (Quality Assurance). Departemen ini bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses kordinasi dan administrasi APR, yaitu menjamin bahwa laporan dikeluarkan pada waktu yang tepat setelah dilakukan pengumpulan data, analisis terhadap masalah yang timbul, dan pengkajian kembali data sebelum proses akhir dari masing-masing item yang diikutsertakan dalam APR. Selain itu, QA bertanggung jawab terhadap penyusunan dan pemeriksaan dokumen APR dengan memastikan bahwa semua departemen telah mengirimkan data yang diperlukan pada batas waktu yang telah ditentukan. Laporan akhir APR dipertahankan minimum sampai 7 tahun, untuk membuktikan bahwa proses validasi berkelanjutan yang dilakukan tiap tahunnya adalah upaya terbaik untuk menjamin kualitas produk.

Tujuan dilakukannya Annual Product Review adalah sebagai berikut:

1. Membuktikan bahwa proses yang dilakukan untuk menghasilkan produk dari bets ke bets adalah konsisten,
2. Bahan awal, bahan pengemas dan produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi,
3. Laporan yang dihasilkan dapat dijadikan sebagai dokumen tertulis untuk bahan pertimbangan dalam modifikasi spesifikasi produk dan instruksi prosedur pengendalian, apabila diperlukan.

Dengan pelaksanaan APR diharapkan memiliki manfaat yang besar bagi industri farmasi yang melakukannya, diantaranya:

1.      Sebagai dasar pertimbangan apabila akan dilakukan perubahan spesifikasi

Selama pengkajian data produk pada jangka waktu tertentu, akan ditemukan titik terang berupa alasan yang tepat perlunya perubahan spesifikasi produk, contoh: jika selama APR ditemukan bahwa banyak tablet yang dikompres tidak memenuhi spesifikasi kelembaban tertentu, hal ini mengindikasi bahwa perubahan spesifikasi diperlukan. Tentunya, perubahan spesifikasi harus ditinjau terhadap persyaratan kualitas produk dan proses. Selain itu, jika nilai kelembaban meningkat, maka hal ini merupakan penyimpangan hasil validasi bets tertentu. Sehingga, diperlukan pemeriksaan untuk menentukan diantara parameter (proses, bahan baku, atau prosedur) manakah yang telah mengalami perubahan.

2.      Sebagai dasar pertimbangan apabila akan dilakukan perubahan prosedur atau kontrol

Misalnya, jika kita menemukan beberapa kesalahan proses yang terjadi selama setahun karena operator pelaksana yang tidak benar dalam mengatur suhu pendinginan saat formulasi, maka perubahan prosedur diperlukan, seperti adanya pengaturan suhu dilakukan dua kali untuk proses verifikasi atau perubahan kontrol terhadap instrumen yang digunakan dalam pengukuran suhu. Idealnya, penyimpangan tersebut harus sudah teridentifikasi di awal pada saat proses inspeksi. Namun, hal ini baru terlihat ketika proses pengkajian tahunan, karena pada saat inspeksi produk yang dihasilkan belum ada, sehingga belum bisa dilihat perbedaan yang signifikan antara produk bets yang satu dengan yang lain. Inilah suatu kelebihan dari APR yaitu mampu mengidentifikasi perbedaan hasil secara keseluruhan akibat penyimpangan awal yang tidak terdeteksi.

3.      Sebagai dasar pertimbangan apabila diperlukan validasi atau revalidasi

Jika data menunjukkan bahwa proses atau produk tidak lagi secara konsisten mencapai hasil yang ditentukan, atau dihasilkan data yang tidak sesuai, maka diperlukan adanya revalidasi. Contoh: jika data APR menyatakan bahwa 7 dari 34 bets produk ditolak karena potensinya rendah, maka revalidasi perlu dilakukan. Dengan adanya APR tercipta sebuah sistem yang efektif yang bisa mendeteksi kegagalan lebih cepat dan memberikan rekomendasi yang tepat, karena langsung diketahui 7 bets ditolak, berbeda kasusnya jika hanya ditemukan satu bets pada satu waktu, sulit untuk mengambil rekomendasi yang sesuai.

4.      Mengidentifikasi perbaikan produk atau peluang pengurangan biaya

Misal, kita memiliki sejumlah produk cairan beragam, kemudian dilakukan sampling pada bagian awal, tengah, dan akhir untuk mengukur potensinya. Data APR menyatakan bahwa variasi dari sampel diabaikan, dan hasilnya konsisten. Maka, pengurangan dalam pengujian  sampling di titik-titik tertentu untuk cairan tunggal dapat dilakukan. Tentunya, dengan persetujuan pengaturan yang tepat. Dengan begitu, akan terlintas adanya peluang pengurangan biaya pada sampling, dan data APR yang telah disusun dapat berfungsi sebagai fakta pendukung.

5.      Konfirmasi perubahan sistem kontrol

Perubahan kontrol adalah proses yang diperlukan untuk mengkaji keseluruhan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan tidak memiliki dampak merugikan terhadap operasi atau validasi peralatan atau proses. Dalam setahun, dimungkinkan telah terjadi banyak perubahan kecil, namun, diperkirakan tidak berdampak besar terhadap proses atau produk. Namun, jika dikumulatifkan sejumlah perubahan kecil tersebut dapat disetarakan dengan perubahan besar. Maka dari itu, penggunaan APR menyediakan fasilitas untuk melihat produk dan proses dengan “mata elang” sehingga bisa mendeteksi efek kumulatif negatif.

6.      Mempersiapkan jika terjadi pengawasan dari pihak pengawas (BPOM)

Kebanyakan pihak pengawas meminta rangkuman data dari satu atau lebih produk. Jika data ini belum ada, seperti belum tersedia dalam APR, maka akan memerlukan banyak waktu untuk mengumpulkan informasi mengenai data tersebut. Bahkan, hanya tersedia waktu yang sedikit untuk melakukan evaluasi. Sehingga, data pada APR ini dapat dijadikan antisipasi apabila dilakukan proses pengawasan atau audit yang mendadak dari pihak BPOM atau pihak pengawas lainnya.

7.      Sebagai sarana komunikasi antara manajemen produk dan proses

GMP atau CPOB menyatakan bahwa proses produksi yang baik diperlukan untuk menjamin produk yang dihasilkan aman, berkualitas, dan berkhasiat. Sehingga, APR ini bisa dimanfaatkan sebagai media komunikasi yang merangkum status manajemen setiap produk, termasuk hal-hal penting (titik kritis produksi) yang memerlukan koreksi.

Annual Product Review atau pengkajian mutu produk secara berkala biasanya dilakukan tiap tahun dan didokumentasikan, dengan mempertimbangkan hasil kajian ulang sebelumnya dan hendaknya meliputi :

1.   Kajian terhadap bahan awal dan bahan pengemas yang digunakan untuk produk, terutama yang dipasok dari sumber baru;

2.      Kajian terhadap pengawasan selama-proses yang kritis dan hasil pengujian produk jadi;

3.      Kajian terhadap semua bets yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditetapkan dan investigasi yang dilakukan;

4.      Kajian terhadap semua penyim-pangan atau ketidaksesuaian yang signifikan, dan efektivitas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan;

5.      Kajian terhadap semua perubahan yang dilakukan terhadap proses atau metode analisis;

6.      Kajian terhadap variasi yang diajukan, disetujui, ditolak dari dokumen registrasi yang telah disetujui termasuk dokumen registrasi untuk produk ekspor;

7.      Kajian terhadap hasil program pemantauan stabilitas dan segala tren yang tidak diinginkan;

8.      Kajian terhadap semua produk kembalian, keluhan dan penarikan obat yang terkait dengan mutu produk, termasuk investigasi yang telah dilakukan;

9.      Kajian kelayakan terhadap tindakan perbaikan proses produk atau peralatan yang sebelumnya;

10.  Kajian terhadap komitmen pasca pemasaran dilakukan pada obat yang baru mendapatkan persetujuan pendaftaran dan variasi persetujuan pendaftaran;

11.  Status kualifikasi peralatan dan sarana yang relevan misal sistem tata udara (HVAC), air, gas bertekanan, dan lain-lain; dan

12.  Kajian terhadap Kesepakatan Teknis untuk memastikannya selalu mutakhir.

Dalam membuat APR harus mengikuti suatu standar operasional prosedur (SOP) yang dibuat oleh suatu perusahan dengan mengikuti dasar dan ketentauan yang berlaku. Adapun beberapa poin penting pada dalam membuat suatu APR, yaitu :

1.      Cakupan dan aplikasi.

Dalam aplikasinya, APR diterapkan terpisah sesuai dengan produknya atau jenis produkny. Jika jumlah batch yang dibuat dalam satu tahun kurang dari 10 maka APR dilakukan pada batch ke-10 (yang terakhir) dengan batas maksimal 3 tahun. Selain itu APR harus termasuk dengan perbandingan laporan-laporan periode sebelumnya terutama untuk mengetahui konsistensinya.

2.      Tanggung jawab dalam peninjauan.

Kegiatan peninjauan adalah tanggungjawab bersama, hasil peninjauan dibuat dan disusun berdasarkan peninjauan tim dimana satu dengan yang lainnya saling mendukung dan memberikan masukkan demi menghasilkan suatu penilaian yang optimal. Kepala manajemen mutu bertugas mengkoordinir seluruh aspek, melakukan jadwal peninjauan dan melakukan manajemen yang meliputi :

a.       Pemastian bahwa APR selesai tepat waktu

b.      Pengawasan proses yang berjalan sesuai dengan SOP

c.       Pengorganisasian kerja dengan pabrik kontrak

d.      Memastikan investigasi ketika diketahui adanya suatu penyimpangan dan atau kerugian

e.       Meninjau dan memberikan keputusan rangkuman hasil APR. Diantaranya adalah memberikan rekomendasi, menyetujui perubahan yang direkomendasikan, memastikan komitmen untuk melakukan perubahan serta perbaikan agar selalu sesuai jalur dan menyelesaikannya berdasarkan CAPA yang telah dibuat.

3.      Strategi pengelompokkan produk.

Pengelompokkan produk dilakukan agar lebih memudahkan dalam melakukan review, adapun strategi pengelompokkannya diantaranya yaitu:

a.       Mengelompokkan berdasarkan bentuk sediaan (seperti steril, larutan, serbuk, dll.)

b.      Mengelompokkan berdasarkan ukuran wadahnya, misalnya dalam sirup dapat dibedakan kelompoknya yang 20mL dengan 25mL

c.       Mengelompokkan perbedaan kekuatan atau dosis jika wadah atau kemasannya sama

d.      Mengelompokkan perbedaan proses pengolahan

e.       Mengolompokkan berdasarkan perbedaan pembawa (seperti pembawa minyak dan pembawa air)

f.       Memisahkan obat prescription dan OTC

4.      Peninjauan yang berhubungan dengan produk.

Secara garis besar terdapat 6 bagian utama yang harus diperhatikan dalam peninjauan dari spesifikasi produk, penjelasannya pada diagram di bawah ini.